Raming → voorlopige inschatting van kosten en werkzaamheden, zonder formele status.
Begroting → definitieve calculatie die officieel wordt beoordeeld en goedgekeurd. Een begroting markeert de overgang naar de uitvoeringsfase en leidt na goedkeuring tot een formele opdracht.
Aannemer – stelt een begroting op, vaak op basis van eerdere ramingen en het DO.
Regieorganisatie – beoordeelt de ingediende begroting per discipline en geeft goedkeuring of afkeuring.
Na goedkeuring – het bestelproces start, de werkopdracht wordt formeel en de inkooporder wordt aangemaakt.
Op de tab Uitvoering in de projectdetailpagina kun je een nieuwe begroting aanmaken door op de knop Opstellen te klikken. Je kunt ook verder gaan met een eerder aangemaakte begroting.
Na de start kies je of je een begroting of een raming wilt opstellen.
Bij het opstellen van een begroting moeten vier prijsdelen worden ingevuld voor de disciplines die in dit project aanwezig zijn:
Prijsdeel B1: Basisactiviteiten – dit bevat de opdrachtproducten die je vult met clusters. Via Cluster toevoegen kies je de juiste clusters en aantallen. Een cluster is een combinatie van bestekposten waarmee standaardwerk wordt vastgelegd. Zo worden basiswerkzaamheden eenvoudig en uniform ingevuld.
Prijsdeel B2: Specifieke activiteiten – dit prijsdeel bevat uitsluitend (x/sub)clusters die disciplinespecifiek zijn en afhankelijk van het type project.
Prijsdeel B3: Materialen – de benodigde materialen, inclusief verkoopmateriaal of ter beschikking gesteld materiaal. Deze worden toegevoegd op basis van de ingevulde vragenboom of eventueel, indien nodig, nog apart/los worden toegevoegd. Tevens is het mogelijk om, middels Excel-template, een lijst met materialen in één keer aan de B3 toe te voegen wanneer de lijst met materialen reeds bekend is.
Prijsdeel B4: Staartkosten – dit zijn de bijkomende kosten die bovenop de andere prijsdelen komen. Het gaat onder meer om bouwplaatskosten (eenmalig en tijdgebonden), werkvoorbereidings- en uitvoeringskosten (eenmalig en tijdgebonden), algemene kosten en winst & risico. Staartkosten kunnen pas worden ingevuld zodra prijsdelen B1, B2 en B3 volledig zijn opgesteld.
Wanneer alle prijsdelen volledig zijn ingevuld kan de begroting worden ingediend. Daarna gaat deze door naar de beoordelingsfase van de regieorganisatie.
Een begroting beoordelen
Na indiening bekijkt de regieorganisatie de begroting per discipline. Zij kunnen goedkeuren of afkeuren. Bij goedkeuring wordt de status Goedgekeurd en kan het bestelproces starten. Bij afkeuring moet altijd een reden worden opgegeven.
Een begroting classificeren
Een begroting wordt ingedeeld op basis van clusters en prijsdelen, zodat deze aansluit bij de administratieve systemen van de regieorganisatie. Classificatie maakt rapportage en verwerking eenvoudiger en zorgt dat kosten en activiteiten op de juiste plek worden geboekt.
Een begroting is afgekeurd wat nu?
Wanneer een begroting is afgekeurd ontvangt de aannemer de motivatie van de afkeuring. De aannemer kan vervolgens een kopie van de begroting maken, de inhoud aanpassen en opnieuw indienen ter beoordeling.
